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 1   2023-08-28 < 2023-09-11 >  RECRUTEMENT D'UN CONSULTANT INTERNATIONAL   

 

 

 

AVIS D’INVITATION À POSTULER POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT INTERNATIONAL POUR L’ÉLABORATION D’UN DOCUMENT DE POLITIQUE ET DE STRATÉGIE POUR LE PROGRAMME DES VOLONTAIRES DE LA CEDEAO (PVC)

 

                                                                                                                               Date : 28/08/2023

 

Institution: Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports de la CEDEAO - CDJS (Ouagadougou, Burkina Faso)
Contact : cdjs@ecowas.int

Titre du poste : Consultant international pour l’élaboration d’un document de politique et de stratégie pour le Programme des Volontaires de la CEDEAO (PVC)

Type de Contrat : Contrat Individuel

Date de démarrage : 1er Octobre 2023.

Titre du projet : Elaboration d’un document de politique et de stratégie pour le Programme des Volontaires de la CEDEAO (PVC)

Période/Durée de la mission/Services : Immédiat/60 jours maximum, du rapport inclus)

Délai de soumission de candidature : 11 septembre 2023

 

Les dossiers de candidature doivent être soumis à l’adresse e-mail cdjs@ecowas.int au plus tard le 11 septembre 2023 à 14 h GMT. La rubrique « Consultant international pour l’élaboration d’un document de politique et de stratégie pour le Programme des Volontaires de la CEDEAO (PVC) » doit figurer sur la ligne d’objet de l’e-mail.

 

Toutes les demandes de clarification doivent être transmises par voie électronique à l’adresse e-mail ci-dessus. Le bureau du CDJS au Burkina Faso répondra à toutes les demandes par courrier électronique et mettra en copie tous les candidats sans révéler la source de la demande.

 

 

 

  1. INTRODUCTION 

Le volontariat est un phénomène social qui n’est pas nouveau en Afrique, car des formes traditionnelles de volontariat y existent. Les volontaires s’impliquent activement dans des actions ; donner un coup de main aux personnes âgées de la communauté, l’entretien collectif de l’environnement, la mobilisation collective pour sauver ou venir en aide aux victimes en cas de catastrophe, etc.

Le volontariat se concentre sur l’engagement civique par libre arbitre et pour l’intérêt commun sans nécessairement attendre une récompense financière.

 

Il est reconnu comme l’une des stratégies de développement et de consolidation de la paix qui sont des processus très complexes.

 

Le Programme des Volontaires de la CEDEAO est un mécanisme d’appui au développement mis en place par la Communauté suite aux flambées de violence sporadiques dans la région. Son objectif était de former un « cadre » de jeunes citoyens de la Communauté, hommes et femmes, unis dans leur conviction des bienfaits de la consolidation de la paix et de la réconciliation en tant qu’outil de développement pour enraciner la paix dans leurs nations et dans la région en général, tout en renforçant leurs aptitudes et compétences professionnelles et sociales individuelles.

Les objectifs spécifiques tel qu’indiqué dans le document de projet initial étaient les suivants :

  • Déployer des jeunes en tant que volontaires dans les pays sortant d’un conflit afin d’œuvrer à la consolidation de la paix, la résolution et la prévention des conflits,
  • offrir des opportunités de leadership constructif aux jeunes volontaires,
  • employer les jeunes pour soutenir les progrès en matière de paix déjà mis en place dans les pays de la CEDEAO en situation de post-conflit,
  • offrir une expérience de bénévolat aux jeunes afin d’améliorer leur employabilité,
  • placer les jeunes dans les organisations de la société civile (OSC), les agences spécialisées, les organisations communautaires de base (OCB), les organisations faisant appel à des volontaires (VIO) et les points focaux de la CEDEAO pour renforcer leurs capacités dans les domaines clés de développement à savoir l’éducation, la santé, l’environnement, la gouvernance, etc et accroître leur efficacité,
  • promouvoir le développement, la culture de consolidation de la paix et la réconciliation dans la région.

 

  1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le renforcement d’un programme de volontariat comme le PVC lui permet de servir de rampe de lancement à la jeunesse ouest-africaine, qui est tenue de participer pleinement au développement des pays et des communautés. Tout en contribuant au développement, les jeunes bénéficieront d’une expérience et d’un potentiel de croissance qui autrement ne leur seraient pas accessibles. Ces derniers auront l’opportunité d’obtenir différents points de vue sur la vie les conduisant ainsi à un niveau d’humilité qui leur sera utile à l’avenir. Lorsqu’ils deviennent volontaires, ils auront non seulement investi de manière constructive leur temps dans des activités de développement qui leur tiennent à cœur, mais ils auront également l’opportunité de bénéficier d’un développement personnel, ce qui les aidera à être plus responsables et utiles à eux-mêmes et à la communauté toute entière.

 

Le programme a été conçu sur la base d’un principe fort de développement des jeunes, en mettant l’accent sur leur proactivité et leur participation aux activités socio-économiques au sein de leurs communautés par le biais du volontariat. En instituant son Programme de Volontaires, la CEDEAO a pris en considération le fait que :

  1. la paix favorise le développement ;
  2. Les jeunes chômeurs et inactifs pourraient être utilisés comme outil pour provoquer l’instabilité dans un pays ;
  3. les jeunes, une fois activement mobilisés dans les communautés, pourraient sensibiliser les populations sur l’importance de la paix et contribuer à la construction et au maintien de la paix dans les communautés ; et
  4. les jeunes peuvent être utilisés comme catalyseurs du développement d’un pays.

 

Depuis le lancement officiel du PVC en 2010, deux évaluations externes indépendantes ont été réalisées pour évaluer la phase pilote du programme ainsi que les dix ans d’exécution du programme. Les évaluations se sont concentrée sur les contributions des volontaires dans les trois pays pilotes : la Guinée, le Libéria et la Sierra Leone. L’une des recommandations de l’évaluation de 10 ans de mise en œuvre a été l’élaboration d’un document de politique et de stratégie qui assurera la poursuite et la pérennité du programme : changement de paradigme, nouvelles priorités et alignement sur le plan stratégique de la CEDEAO et la nouvelle vision 2050.

 

Par conséquent, le Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports de la CEDEAO (EYSDC) cherche à engager un cabinet de conseil pour élaborer / proposer un document de politique et de stratégie sur 10 ans (2024-2033) pour le Programme des Volontaires de la CEDEAO (PVC).

 

Sur la base des conclusions des rapports d’évaluation, la stratégie devrait être basée sur l’orientation de la CEDEAO et les attentes des pays et organisations bénéficiaires et cibles.

 

  1. OBJECTIFS DE LA MISSION

Les objectifs spécifiques de la mission sont les suivants :

  1. Identifier les objectifs émergents et les enjeux stratégiques à poursuivre :
  • POURQUOI la CEDEAO implique-t-elle les volontaires dans son travail ? 
  • QUELS sont les objectifs de la CEDEAO pour gérer un programme de volontariat ? 
  • QUELS rôles peut-on développer pour engager les volontaires de manière productive, avec un sens et une valeur?
  • COMMENT la CEDEAO peut-elle promouvoir le volontariat dans la région de l’Afrique de l’Ouest ?
  • COMMENT prouver et améliorer le programme et ses avantages? 
  • QUELLES ressources sont nécessaires pour atteindre ce qui précède? 
  • QUI a la responsabilité de veiller à ce que la stratégie soit mise en œuvre? 
  • QUAND sera-t-elle relue? Etc.
  1. Identifier les principaux objectifs et résultats stratégiques;
  2. Identifier les principales activités et interventions du programme nécessaires à la réalisation des objectifs de la stratégie (solutions prêtes à l’emploi);
  3. Identifier des moyens novateurs de mobiliser des ressources financières et des partenaires potentiels pour la mise en œuvre de la stratégie;
  4. Évaluer et analyser l’environnement interne du PVC en donnant une idée des besoins et des lacunes dans la mise en œuvre de sa stratégie;
  5. Évaluer et analyser l’environnement et les parties prenantes du PVC ;
  6. Évaluer les rôles, les responsabilités des acteurs et des partenaires dans le processus de mise en œuvre de la stratégie;
  7. Examiner toute autre considération qui ressortira du processus de consultation;
  8. Déterminer les liens et les relations qui existent et qui devraient exister entre les Agences/Programmes Nationaux de Volontariat (A/PNV) et entre ceux-ci et le Programme des volontaires de la CEDEAO (EVP) ;
  9. Déterminer les modalités de pérennisation du volontariat comme outil de développement dans les Etats membres de la CEDEAO.

 

  1. MÉTHODOLOGIE :

La méthodologie à utiliser sera basée sur :

a) Collecte de données (l’utilisation de processus participatifs est attendue)

  • Consultation de l’ensemble des documents produits dans le cadre de la mise en œuvre des activités du PVC, du plan stratégique de la CEDEAO et de la nouvelle vision 2050 ; 
  • Consultation des cadres nationaux de développement social et économique, les documents stratégiques et législations nationaux sur le volontariat en Afrique de l’Ouest ; 
  • Consultation des documents stratégiques pertinents existants sur le volontariat en Afrique et au-delà ; 
  • Consultation avec les bureaux de la CEDEAO, les bureaux du CDJS/PVC, les conseils régionaux et nationaux de coordination et les équipes de pays; 
  • Des réunions de consultation avec un échantillon de parties prenantes clés (au moins cinq pays : deux anglophones, deux francophones et un lusophone doivent être visités) afin de créer un environnement propice à la mise en œuvre de la stratégie, d’assurer l’alignement sur les priorités nationales et d’obtenir l’adhésion des États membres. 

 

b) Développement d’outils (la façon d’atteindre l’objectif EVP)

  • Elaboration d’un cadre d’analyse après un premier examen des documents organisationnels, relatifs à la structure, aux finances, au personnel, à la gestion, à l’histoire, aux activités, aux projets et aux politiques, visant à identifier l’état actuel du Programme des Volontaires de la CEDEAO ; 
  • Procéder à une évaluation approfondie mais ciblée des forces et des faiblesses du PVC, ainsi que des opportunités et des menaces externes, en vue d’identifier les options stratégiques appropriées pour la période opérationnelle 2024-2033; 
  • Définition / clarification de la vision, de la mission, des valeurs, des objectifs du programme, de ses axes et de ses domaines d’intervention pour aider à hiérarchiser les orientations stratégiques; 
  • Élaboration du cadre stratégique axé sur les résultats, du plan stratégique, du mécanisme de financement durable ainsi que de la matrice de succès/risque, du système de suivi et d’évaluation, de la structure organisationnelle et de la stratégie pour une communication et une collaboration efficaces.

 

c) Consultation de fin (approbation des livrables)

  • Toutes les données et les résultats de l’atelier seront regroupés dans une ébauche et un document finalisé de politique et de stratégie, y compris l’analyse et la présentation des paramètres à l’aide d’un modèle de théorie du changement et / ou d’une approche de tableau de bord prospectif.
  • Examen interne de la première ébauche par le personnel du CDJS et de la CEDEAO ; 
  • Organisation et animation d’un atelier de validation du document de politique et de stratégie sur 10 ans du PVC par les parties prenantes des États membres de la CEDEAO.

 

  1. LIVERABLES

À la fin de la consultation, le consultant doit soumettre au CDJS les livrables suivants:

  1. Un rapport final sur le processus de conseil qui a conduit au résultat final, des observations et des recommandations, etc.
  2. Un projet de document de politique et de stratégie du vice-président exécutif 2024 – 2033 ;
  3. Tout autre document pouvant avoir été généré par le conseil.

 

  1. ROLES ET RESPONSABILITES

Le Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports de la CEDEAO (CDJS) sera chargé de :

  1. préparer les Termes de Référence ;
  2. sélectionner, contracter et gérer le consultant;
  3. couvrir les coûts de consultation et gérer les communications et la logistique associées à l’évaluation;
  4. s’engager activement avec le consultant pendant l’évaluation;
  5. identifier les parties prenantes et les documents pertinents au besoin

 

Le consultant sera responsable de:

  1. S’engager activement avec le personnel et les parties prenantes par l’utilisation de processus participatifs
  2. Soumettre des Rapports d’avancement réguliers au CDJS.
  3. Produire des livrables conformément aux exigences et aux échéanciers des termes de référence.

 

 

 

  1. CALENDRIER D’ÉVALUATION

Étape 1 — Consignes/Collecte de données/Réunions (20 jours)

 

Dès la signature et l’attribution du contrat de consultant, le consultant devra se rendre au siège du CDJS et à la Commission de la CEDEAO pour recevoir des consignes afin d’aider à préparer et harmoniser la compréhension de la mission.

 

Cette étape sera suivie d’une collecte de données auprès de toutes les parties prenantes clés du programme au niveau des Etats membres de la CEDEAO.

 

Durée totale de cette étape : 20 jours

 

Étape 2 — Rapport provisoire et projet de document de politique et de stratégie (07 jours) 

 

À la fin de la collecte de données et des échanges, le ou les consultants devront, dans un délai de sept (07) jours au plus, soumettre deux exemplaires d’un rapport provisoire et d’un projet de document de politique et de stratégie du PVC en Anglais ou en Français d’au plus cinquante (50) pages, et fournir un résumé de dix (10) pages en Anglais et en Français. Le rapport et le document stratégique doivent être de nature analytique et mettent en évidence les principaux résultats stratégiques à atteindre ainsi que les principales activités indicatives pour atteindre ces résultats stratégiques. Son contenu doit correspondre aux prescriptions des termes de références de la mission.

 

Avant de soumettre le rapport et les autres livrables, le consultant aura une réunion de débriefing en face à face avec les officiels du CDJS et un débriefing en ligne avec des officiels de la Commission de la CEDEAO et toutes autres parties prenantes clés jugées nécessaires par le CDJS et le Consultant.

Après soumission du rapport provisoire et de document de politique et de stratégie, le CDJS, les acteurs du programme et la Commission de la CEDEAO prépareront et transmettront électroniquement au consultant leurs réactions et observations au plus tard dix (10) jours ouvrables après réception du rapport provisoire.

 

Les commentaires reçus serviront à corriger les erreurs factuelles, à demander les informations manquantes et le cas échéant, à mettre à jour les données.

 

Étape 3 — Rapport final et projet de document de politique et de stratégie (5 jours)

 

Le consultant soumettra au CDJS, 5 exemplaires en anglais ou en Français du rapport final et du document de politique et de stratégie, basé sur les commentaires et observations, au plus tard cinq (05) jours après la date limite de réception des commentaires et observations de la CEDEAO et des parties prenantes mentionnées à l’étape 3 ci-dessus.

 

Étape 4 — Présentation du rapport final et du document de politique et de stratégie (3 jours)

 

Après réception du rapport final, le ou les consultants seront invités à présenter le rapport à toutes les parties prenantes lors d’un atelier organisé par la CEDEAO. La date de l’atelier sera déterminée par la Commission de la CEDEAO/le Bureau régional du PVC.

 

Cet atelier vise à ce que la CEDEAO et les parties prenantes examinent les résultats et les recommandations de l’étude d’évaluation et prennent une décision sur la voie à suivre.

 

  1. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

Formation :

Doit être titulaire au minimum d’un Master (BAC+5) en Économie, Sociologie ou tout autre diplôme universitaire pertinent et équivalent. Un doctorat rapportera au candidat un (1) point supplémentaire dans la note globale.

 

Expériences professionnelles :

 

  1. Doit avoir au moins dix (10) ans d’expérience avérée dans le domaine du volontariat ou du développement du volontariat;
  2. Doit avoir au moins cinq (5) ans d’expérience avérée dans le domaine de la consultation, du suivi et de l’évaluation, du développement de projets et / ou de la gestion de programmes;
  3. Doit avoir une excellente connaissance du volontariat, des programmes de développement et de gestion de projet;
  4. Posséder des compétences solides et avérées dans la rédaction de projets, de rapports et de textes juridiques sur les cadres de volontariat;
  5. Avoir une expérience apparentée dans l’élaboration de stratégies de nature et de portée similaires.
  6. Avoir le sens de l’organisation du travail, du dialogue et être capable de mener des discussions.

 

Langue :

La maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits est obligatoire et la connaissance du portugais est un atout.

 

  1. DURÉE DE LA MISSION :

Le nombre total de jours ouvrables de la consultation ne doit pas dépasser 35 jours répartis sur une période ne dépassant pas 60 jours calendaires, y compris les jours de voyage et les week-ends, mais à l’exclusion des jours requis pour l’atelier de présentation (étape 4 ci-dessus).

 

Les dates de l’atelier de présentation seront données par la CEDEAO, mais ne dépasseront en aucun cas 15 mois après le début de la mission de conseil.

 

  1. DOCUMENTS À INCLURE LORS DE LA SOUMISSION DE LA CANDIDATURE :

Le(s) Consultant(s) intéressé(s) soumettront un dossier de candidature comprenant les éléments suivants :

 

A) UNE OFFRE TECHNIQUE :

  1. Une note explicative sur la compréhension des termes de référence et la motivation de la candidature ;
  2. Une brève présentation de la méthodologie et de l’organisation proposée pour la mission.

 

B) CV (À INCLURE) :

  1. Expérience acquise dans des projets similaires ;
  2. Au moins 3 références ;

 

C) COPIES CERTIFIÉES CONFORMES DES CERTIFICATS/DIPLÔMES PERTINENTS.

 

D) UNE OFFRE FINANCIÈRE.

 

 

Contrat à prix forfaitaire :

L’offre financière doit indiquer :

  1. Le montant total/forfaitaire global. Pour aider le PVC dans la comparaison des offres, chaque proposition financière doit inclure une décomposition détaillée et précise du montant forfaitaire total, y compris :
  • Les honoraires du consultant pour les jours ouvrés prévus
  • Les indemnités journalières pour les voyages

 

Les billets et le transport local seront organisés par le CDJS/CEDEAO.

 

L’offre financière est sujette à négociation sur la base des disponibilités budgétaires et des barèmes de la CEDEAO en matière d’honoraires et d’indemnités journalières.

 

Modalités de paiement

L’échéancier des paiements est le suivant :

 

Livrables

Jours ouvrables

%

1ère Tranche : A la signature du contrat, avant le voyage de la mission

N/A

DSA pour la mission sur le terrain

2ème Tranche : Remise du rapport préliminaire

28

40 %

3ème Tranche : Remise du rapport final

5

30%

4ème Tranche : Conduite de l’atelier avec les parties prenantes

2

30%

TOTAL

35

100 %

 

 

  1. ÉVALUATION DES OFFRES :

Analyse cumulative [Note pondérée] :

 

Le marché sera attribué au consultant dont l’offre aura été évaluée et établie comme suit :

  1. Exacte et suivant les consignes ou acceptable, et
  2. doit avoir reçu la note cumulative la plus élevée sur le total des critères techniques et financiers préétablis pour ce processus d’appel d’offre.

 

Pondération : L’analyse de pondération pour l’évaluation des offres est la suivante :

 

* Note Totale/Max pour l’offre technique : 70 % de l’offre totale


* Note Totale/Max pour l’offre financière : 30 % de l’offre

 

Seuls les candidats dont les offres techniques obtiennent un minimum de 70 points seront pris en considération pour l’évaluation financière. Après vérification de la pertinence entre les offres financières et techniques, chaque offre financière (F) se verra attribuer une note financière (NF) calculée par rapport à l’offre financière la plus basse (Fm) comme suit : NF=100x Fm/F (F étant le prix de l’offre financière).

 

Les offres financières considérées comme déraisonnablement élevées ou irréalistement basses (par rapport à d’autres offres) seront disqualifiées.

 

Enfin, les propositions seront classées en additionnant leur note technique (Nt) et leur note financière (NF), en utilisant les pondérations (70 % pour l’offre technique et 30 % pour l’offre financière) pour arriver à une note globale (NG).

 

Les propositions seront ensuite classées en fonction de leurs notes totales pondérées :

NG = 0,7 x Nt + 0,3 x Nf.

 

La note financière est calculée sur la base de la formule : [100 points] x [le prix le plus bas en USD] / [coût en USD proposé par un autre soumissionnaire] = points attribués au coût de l’autre soumissionnaire.

 

L’offre sera attribuée à la proposition ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée, en tenant compte des dispositions du Code des marchés de la CEDEAO.

 

Le CDJS n’est en aucun cas obligé de sélectionner le consultant offrant le prix le plus bas.

 

La CEDEAO se réserve le droit de renégocier les offres financières des consultants dont les offres techniques ont été qualifiées, afin d’assurer la conformité avec les dispositions du Code des marchés de la CEDEAO.

 

Principaux critères de sélection :

 

Critères d’évaluation

Résultats maximums

Profil :

Doit avoir au moins un Master 2 (BAC+5) en Économie, Sociologie ou toute filière connexe. (1a)

Possession d’un PhD (1b)

 

20

1

Expérience professionnelle (2) :

Doit avoir au moins dix (10) ans d’expérience avérée dans le domaine du volontariat ou du développement du volontariat. (2a)

Doit avoir au moins cinq (5) ans d’expérience avérée en matière de conseil/consultance et le suivi/l’évaluation et posséder d’excellentes compétences en gestion de projets et programmes de développement (2b)

10

 

5

Doit avoir d’excellentes compétences dans la rédaction des lois et des règlements. (3)

7

Être expérimenté dans la mise en place de cadres institutionnels pour les programmes de volontariat (4)

25

Doit être expérimenté dans l’évaluation des projets et des programmes de nature et de portée similaire. (5)

20

Doit avoir une excellente compréhension des termes de référence, de la méthodologie et du plan de travail proposé (6)

7

Doit avoir une bonne connaissance des programmes, vision et procédures de la CEDEAO (7)

5

Total général (1) + (2) + (3) + (4) +(5) + (6) + (7)

100

 

 
 
 1   2023-08-28 < 2023-09-11 >  NOTICE OF INVITATION TO APPLY FOR THE RECRUIT   

 

 

 

 

NOTICE OF INVITATION TO APPLY FOR THE RECRUITMENT OF AN INTERNATIONAL CONSULTANT FOR THE DEVELOPMENT OF A POLICY AND STRATEGY DOCUMENT FOR THE ECOWAS VOLUNTEERS PROGRAMME (EVP)

Date : 28/08/2023

 

Institution: ECOWAS Youth and Sports Development Centre – EYSDC (Ouagadougou, Burkina Faso)
Contact : cdjs@ecowas.int

Job Title: International Consultant for the development of a Policy and Strategy Document for the ECOWAS volunteers programme (PVC)

Type of Contract: Individual Contract

Start Date: 1st October 2023

Project Title: Development of a policy and strategy document for the ECOWAS Volunteers Programme (EVP)

Period/Duration of Assignment/Services: Immediate/60 days maximum, including the submission of report

Deadline for submission of applications: 11th September 2023

 

Letters of application should be submitted to the email address cdjs@ecowas.int not later than 1400hrs GMT on 11th September 2023. The heading « international consultant for the development of a Policy and Strategy Document for the ECOWAS Volunteers Programme (EVP) » should be on the subject line of the email. All submissions without this heading shall be automatically disqualified.

 

All clarification requests should be routed electronically to the email address above. The EYSDC Office in Burkina Faso shall reply to all requests by email and copy all applicants without revealing the source of the request.

 

 
   

 

 

  1. INTRODUCTION 

 

Volunteerism is a social phenomenon that is not new in Africa, as traditional forms of volunteerism exist and actively involve actions such as giving a helping hand to the aged people in the community, collective maintenance of the environment, collective mobilization to save or help victims in case of disasters, etc.

Volunteerism focuses on civic engagement by free will and for the common interest, without necessarily expecting a financial reward.

 

It is recognized as one the strategies for development and consolidation of peace that are very complex processes.

 

The ECOWAS Volunteers Programme is a development support mechanism put in place by the Community following the sporadic outbreaks of violence in the region. Its objective was to develop a “Cadre” of young male and female Community citizens, united in their belief in the benefits of peace building and reconciliation as a development tool to entrench peace in their nations and the region at large, while building their individual professional and social skills and competencies.

The specific Objectives as indicated in the initial project document were to:

  • deploy youth as volunteers in post conflict countries for peace building, conflict resolution and conflict prevention;
  • provide opportunities for constructive volunteer Youth leadership;
  • use the youth to support the Peace process already set in place by ECOWAS post conflict countries;
  • provide volunteer and professional experience for the youth to enhance their employability;
  • place youth in civil society organisations (CSO), specialized agencies, Community Based Organizations (CBOs), Volunteer Involving Organizations (VIOs) and at ECOWAS focal points to build their capacity in major areas of development – education, health, environment, governance, etc - and increase their effectiveness;
  • promote development, peace building culture and reconciliation in the region.

 

  1. CONTEXT AND JUSTIFICATION

Strengthening a volunteer programme like the EVP enables it to serve as a launching pad for West African youth, who are required to fully participate in the development of their countries and their communities. While contributing to development, the youth will acquire the kind of experience and growth that are not available to young people otherwise. They will have the opportunity to obtain different perspectives on life that will bring them to a level of humility that will be useful to them in the future. When they become volunteers, they will not only have constructively invested their time in development activities as they would desire, but they will also have the opportunity for personal development, which will help them to be more responsible and useful to themselves and to the Community at large.

 

The Programme was designed based on a strong principle of youth development, with emphasis on youth pro-activity and youth involvement in socio-economic activities within their communities through volunteerism. In instituting its Volunteer Programme, ECOWAS took into consideration the fact that:

  • peace fosters development;
  • unemployed and inactive youth could be used as tool to provoke instability in a country;
  • the youth, once actively mobilized in the communities, could sensitize the people on the importance of peace and contribute to the building and maintenance of peace in the communities; and
  • youth can be used as catalysts in the development of a country.

 

Since the official launching of the EVP in 2010, two external and independent evaluations have been carried out to evaluate the pilot phase and 10 years of implementation of the programme. The evaluations focused on the contributions of the volunteers to the three pilot countries: Guinea, Liberia and Sierra Leone. One of the recommendations of the evaluation of 10 years of implementation was the development of a Policy and Strategy Document that will ensure the continuation and sustainability of the programme: paradigm shift, new priorities and alignment with the ECOWAS strategic plan and new vision 2050.

 

Consequently, the ECOWAS Youth and Sports Development Centre (EYSDC) is seeking to engage a consultancy to develop/propose a 10-year Policy and Strategy Document (2024-2033) for the ECOWAS Volunteers Programme (EVP).

 

Using the findings from the evaluation reports, the strategy should be based on the orientation of ECOWAS and the expectations of beneficiary and target countries and organisations.

 

  1. OBJECTIVES OF THE MISSION

The objectives of this consultancy are:

  1. Identify the emerging objectives and strategic issues to be pursued:
    • WHY is ECOWAS involving volunteers in its work?
    • WHAT are ECOWAS’ aims for running a volunteer programme?
    • WHAT roles can be developed to engage volunteers productively, with meaning and value?
    • HOW can ECOWAS promote Volunteerism across the West Africa region?
    • HOW to prove and improve the programme and its benefits?
    • WHAT resources are needed to achieve the above?
    • WHO has responsibility to ensure the strategy is implemented?
    • WHEN will it be reviewed?
    • Etc.
  2. Identify the key strategic objectives and results;
  3. Identify the key programme activities and interventions needed for the realization of the objectives of the strategy (out of the box solutions);
  4. Identify innovative ways to mobilize financial resources and potential partners for the implementation of the strategy;
  5. Assess and analyse EVP’s internal environment providing an idea of the needs and gaps in delivering on its strategy;
  6. Assess and analyse EVP’s environment and stakeholders
  7. Assess the roles, responsibilities of actors and partners in the process of implementing the strategy;
  8. Review any other considerations that will emerge from the consultation process;
  9. Determine the linkages and relationships that exist and that should exist among National Volunteer Programmes/Agencies (NVP/A) and between them and the ECOWAS Volunteers Programme (EVP);
  10. Determine the modalities for perpetuating volunteerism as development tool in Member States of ECOWAS.

 

  1. METHODOLOGY

The methodology to be used will be based on:

  1. Data collection (the use of participatory processes is expected)
  • Consultation of all the documents produced within the framework of the implementation of EVP’s activities, ECOWAS strategic plan and new vision 2050;

 

  • Consultation of national social and economic development frameworks, national volunteering strategic documents and legislations in West Africa;

 

  • Consultation of relevant existing volunteering strategic documents across Africa and beyond;

 

  • Consultation with ECOWAS offices, EYSDC/ECOWAS Volunteers Programme Offices, Regional and National Coordination Councils, and the country teams;

 

  • Consultation meetings with a sample of key stakeholders (at least five countries: two English-speaking, two French-speaking and one Portuguese-speaking must be visited) to create an enabling environment for the implementation of the strategy, ensure alignment with national priorities and get buy-in by member States.

 

  1. Tools development (the way to achieve EVP goal)

 

  • Elaboration of an analysis framework after an initial review of organizational documents, relating to structure, finances, staff, management, history, activities, projects and policies, aimed at identifying the current status of the ECOWAS Volunteers Programme;

 

  • Conduct a thorough, but focused assessment of EVP’s strengths and weaknesses, as well as external opportunities and threats, with a view to identifying appropriate strategic options for the 2024-2033 operational period;

 

  • Definition/clarification of vision, mission, values, objectives of the programme, its axes, and areas of focus to aid in prioritization of strategic directions;

 

  • Development of the results strategic framework, the strategic plan, the mechanism of sustainable funding as well as the matrix of success/risk, the monitoring and evaluation system, the organizational structure, and the strategy for effective communication and collaboration.

 

  1. Exit consultation (approval of the deliverables)

 

  • All data and the results of the workshop will be consolidated into a draft and finalized policy and strategy document, including analysis and the presentation of metrics using a Theory of Change model and/or a balanced scorecard approach.

 

  • Internal review of the first draft by the EYSDC and ECOWAS staff;

 

  • Organisation and facilitation of workshop for the validation of the EVP 10-year policy and Strategy Document by the stakeholders of ECOWAS member States.

 

 

 

 

  1. DELIVERABLES

At the end of the consultancy, the Consultant shall submit to the EYSDC the following deliverables:

  1. A final report on the consultancy process that led to the final output, observations, and recommendations, etc.
  2. A draft EVP Policy and Strategy Document 2024 – 2033
  3. Any other documents as may have been generated from the consultancy.

 

  1. ROLES AND RESPONSIBILITIES

The ECOWAS Youth and Sports Development Centre (EYSDC) will be responsible for:

  1. Preparing the Terms of Reference;
  2. Selecting, contracting and managing the Consultant;
  3. Covering the costs of the consultancy and managing communications and logistics associated with the assessment;
  4. Actively engaging with the Consultant during the assessment;
  5. Identifying stakeholders and relevant documents as needed

 

The Consultant will be responsible for:

  1. Actively engaging with staff, stakeholders through the use of participatory processes
  2. Regular progress reporting to EYSDC.
  3. Production of deliverables in accordance with the requirements and timeframes of the Terms of Reference.

 

 

 

 

  1. CONSULTANCY TIMELINE

Step 1- Briefing/Data Collation/Meetings (20 days)

As soon as the consultancy contract is signed and delivered, the consultant shall be required to visit the headquarters of EYSDC and the ECOWAS Commission for a briefing to help prepare and harmonize the understanding of the mission.

This will be followed by data collection from all key stakeholders of the Programme, across relevant member States of ECOWAS.

Total duration of this step: 20 days

 

Step 2 – Provisional Report and draft Policy and Strategy Document (07 days):

At the end of the data collation and discussions, the consultant(s) shall, in not more than seven (07) days thereafter, submit two copies of a provisional report and a draft EVP Policy and Strategy Document of at most fifty (50) pages in English or French, and provide an executive summary thereof of ten (10) pages in French and English. The report and strategic document shall be analytical in nature, and shall highlight the principal strategic results to be achieved as well as the key indicative activities to realize these strategic results. The contents should correspond with the prescriptions contained in the Terms of Reference of the mission.

 

Before submitting the report and other deliverables, the consultant will have a face-to-face debriefing meeting with EYSDC officials and an online debriefing with relevant ECOWAS Commission officials and any other key stakeholders as deemed necessary by the EYSDC and the Consultant.

 

After submission of the provisional report and draft policy and strategic document, the EYSDC, Programme Stakeholders and the ECOWAS Commission will prepare and send electronically to the consultant their reactions and observations not later than ten (10) working days after receipt of the preliminary report.

 

The feedback received shall serve to correct factual errors, request missing information and update data, where necessary.

 

Step 3 – Final Report and Draft Policy and Strategy Document (5 days)

The consultant shall submit to the EYSDC in English or French, 5 copies of the final report and draft EVP Policy and Strategy Document based on the comments and observations, not later than five (05) days after the deadline for the receipt of comments and observations from ECOWAS and stakeholders mentioned in step 3 above.

 

Step 4 – Presentation of Final Report and Draft EVP Policy and Strategy Document (3 days)

After receipt of the final report, at a date to be decided by the ECOWAS Commission/EYSDC, the Consultant(s) shall be invited to present the report to all stakeholders at a Workshop to be organised by ECOWAS.

The purpose of the Workshop shall be for ECOWAS and the stakeholders to review the proposed policy and strategy document and take a decision on the way forward thereon.

 

  1. REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Education:

Must have a minimum of a Master’s degree (BAC+5) in Economics, Sociology or other relevant and equivalent academic qualification. A PhD will earn the candidate one (1) additional point in the overall scoring.

 

 

 

Professional Experience:

  1. Must have at least ten (10) years cognate experience in the area of volunteerism or volunteerism development;
  2. Must have at least five (5) years cognate experience in the field of consulting, Monitoring and Evaluation, project development and/or programmes management;
  3. Must have excellent knowledge of volunteering, development programmes and project management;
  4. Must possess strong and proven competence in the drafting of projects, reports and legal texts on volunteerism frameworks;
  5. Have cognate experience in the development of strategies of similar nature and scope.
  6. Have a sense of organisation of work, dialogue and be able to lead discussions.

 

Language:

Fluency in spoken and written French and English languages is compulsory and knowledge of Portuguese will be an asset.

 

  1. DURATION OF THE MISSION

The total working days of the consultancy shall not exceed 35 days spread over a period of no more than 60 Calendar days, including travel days and weekends, but excluding the required days for the Presentation workshop (Step 4 above).

 

The dates for the Presentation workshop shall be defined by ECOWAS, but shall in any case, not be beyond 15 months after commencement of the consultancy.

 

  1. DOCUMENTS TO INCLUDE WHILE SUBMITTING THE PROPOSAL

Interested Consultant(s) shall submit an application dossier comprising of the following items:

A) A TECHNICAL PROPOSAL:

  • An explanatory note on the understanding of the ToR and reasons for application;
  • A brief introduction of the methodology and the proposed organisation of the mission.

 

B) CV (TO INCLUDE):

  • Experience acquired in similar projects;
  • 3 references at the least;

 

C) CERTIFIED COPIES OF RELEVANT CERTIFICATES/DEGREES.

 

D) FINANCIAL PROPOSAL.

 

Lump Sum Price Contract:

The Financial proposal shall reflect:

  • The total amount/overall lump sum. To aid the EVP in the comparison of offers, each financial proposal shall include a detailed or itemized breakdown of the total lump sum, including:
  • The consultant’s fees for the expected working days
  • DSA for travel

 

Travel tickets and local transportation will be arranged by EYSDC.

The financial offer is subject to negotiation on the basis of budget availability and ECOWAS’ scales of fees and DSA

 

 

  1. TERMS OF PAYMENTS

The payments schedule is as follows:

 

Deliverables

Working days

%

1st Tranche: Upon signature of the contract and before travel to the field                                 

N/A

DSA for field mission

2nd tranche: Submission of draft report

28

40%

2nd Tranche: Submission of final report

5

30%

4th Tranche: Conduct of stakeholders workshop

2

30%

TOTAL

35

100%

 

  1. EVALUATION OF THE PROPOSALS

Cumulative Analysis [Weighted Rating]:

The contract shall be awarded to the consultant whose offer [bid] shall have been evaluated and established as follows:

  • Exactly as required or acceptable, and
  • Must have received the highest cumulative rating on the total pre-established technical and financial criteria on this particular invitation.

 

Weighting: The weighting analysis for the evaluation of the bids is as follows:

* Total/Max rating for the technical bid: 70% of the total bid

* Total/Max rating for the financial bid: 30% of the bid

 

Only Candidates whose technical bids score a minimum of 70 points will be considered for financial evaluation. After verification of the adequacy between the financial and technical proposals, each financial bid (F) will receive a financial rating (NF) calculated in comparison to the lowest accepted financial bid (Fm) calculated as follows:  NF=100x Fm/F (F being the price of the financial bid).

 

Financial bids considered unreasonably high or unrealistically low (in comparison with other bids) will be disqualified.

 

Finally, the proposals shall be ranked by adding up their technical rating (Nt) and financial rating (Nf), using the weightings (70% for the technical proposal, and 30% for the financial proposal) to arrive at an overall rating (NG).

 

The proposals shall thereafter be ranked according to their total weighted ratings:

NG = 0.7 x Nt + 0.3 x Nf.

 

Financial rating is calculated based on the formula: [100 Points] x [the lowest price USD] / [cost in USD offered by another bidder] = points awarded to the cost of the other bidder.

 

The bid shall be awarded to the proposal that has obtained the highest total weighted rating, taking into consideration ECOWAS Tender Code provisions.

 

The EYSDC is not in any way obliged to select the Consultant offering the lowest bid.

 

ECOWAS reserves the right to renegotiate financial offers of consultants whose technical bids have qualified, in order to ensure conformity with ECOWAS tenders Code provisions.

 

Principal Criteria for Selection:

Criteria for Evaluation

Scores maxi

Profile: Must possess at least a Master’s degree 2 (BAC+5) in Economics, Sociology or related course.  (1a)

Possession of a PhD. (1b)

20

1

Professional Experience: (2)

Must have at least ten (10) years cognate experience in the area of volunteerism or volunteerism development; (2a)

Must have at least five (5) years cognate experience in consulting and monitoring and evaluation and possess excellent skills in development projects and programmes management (2b)

10

 

 

5

Must have excellent skills in the drafting of laws and regulations. (3)

7

Must be experienced in the setting up of institutional frameworks for Volunteer Programmes (4)

25

Must be experienced in the evaluation of projects and programmes of similar nature and scope. (5)

20

Must have excellent understanding of the ToR, Methodology and the proposed Work Plan (6)

7

Must have a sound Knowledge of ECOWAS programmes, vision and procedures (7)

5

Grand Total (1) + (2) + (3) + (4) +(5) + (6) + (7)

100

 

 

 
 

Recrutement volontaire

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 1   2023-06-01 < 2023-06-15 >  SPECIALISTE PROGRAMME JEUNESSE      
 1   2023-06-01 < 2023-06-15 >  SPECIALISTE SUIVI-EVALUATION      
 1   2023-06-01 < 2023-06-15 >  SPECIALISTE TECHNOLOGIES INFORMATIQUES      

Recrutement de Stagiaire

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